Если вы уже сталкивались с кадровыми документами, то знаете, что на многих из них есть место для подписи кадрового работника (н-р: «Штатное расписание», «Табель учета рабочего времени» и др.)
Необходимо иметь в виду, что многие надзорные организации (инспекция по труду, судебные органы, налоговые инспекции) при проведении проверок или при запросах о предоставлении документов требуют предоставить приказ о назначении кадрового работника или приказ о возложении обязанностей по ведению кадрового учета на кого-либо из сотрудников.
Если кадровый работник есть в штате, то никаких проблем с предоставлением вышеуказанного документа не возникает.
А если же организация небольшая и затраты на прием и оплату отдельного сотрудника для ведения кадрового делопроизводства экономически не выгодны и не обоснованы?
В этом случае руководителю придется принять решение о возложении обязанностей кадровика на уже имеющегося работника.
Сделать это надо обязательно! Мы пройдем этот путь за 3 шага.
Шаг 1 Ищем подходящую кандидатуру.
Игра в «бутылочку» не подходит, т.к. у работника обязательно придется получить согласие.
Самый простой для руководителя выбор, это возложить обязанности на себя. С собой всегда легче договориться, да и с получением согласия проблем не будет. Хотя может оказаться, что на руководителя уже возложены обязанности, как минимум главного бухгалтера. А может еще и ведущего продавца или уборщицы…
Следующий по распространенности на данное совмещение – главный бухгалтер. Посоветуйтесь с ним. Может главбух с радостью согласится, а может и посоветует кого-нибудь…
Возложить обязанности по кадровому учету можно на любого сотрудника, лишь бы у него хватило времени и образования. Если у вас работает уборщицей Зульфия, то не торопитесь оформлять приказ на нее. Сперва отправьте ее на курсы изучения русского языка (так вы сможете избежать хотя бы искажения слов и отсутствия смысла в предложениях).
Половину дела сделали! Кандидатуру подобрали. Идем дальше.
Шаг 2 Договариваемся с сотрудником.
Жертву выбрали – приступаем к переговорам. Переговоры можно проводить в любом месте (за рабочим столом сотрудника, в кабинете руководителя, в ближайшем кафе) и в любой форме (устно, письменно через канцелярию, по электронной почте, даже запуская самолетики, сложенные из записок), а вот оформить договоренности придется в письменной форме в виде Дополнительного соглашения к Трудовому договору. (Не забываем оговаривать доплату за новые обязанности – увеличение работы ведет к увеличению оплаты труда. Так и договориться легче и у проверяющих вопросов не будет.)
Дополнительное соглашение пишем так:
С сотрудником договорились, надо закрепить договоренности приказом.
Шаг 3 Оформляем приказ о возложении обязанностей.
Выглядеть он будет примерно так:
Вот этот приказ и будем предоставлять по требованию контролирующих органов.
Кадрового работника назначили.
Пора переходить непосредственно к кадровому делопроизводству. И первое, что должен проверить кадровик - наличие штатного расписания.
Об этом в следующей статье.
