Обложка статьи Центра Содействия Бизнесу СоветникЪ «Расставляем штат»

Расставляем штат

1 июля 2013

1757
0

Прежде чем расставить людей по должностям и назначить им оклады, давайте определимся с перечнем сотрудников, которые нам нужны и закрепим этот перечень в штатном расписании. В нем же определимся – какие оклады мы готовы платить за работу этих сотрудников.

Данные из штатного расписания вы будете использовать при составлении плана своей хозяйственной деятельности, т.к. в нем есть информация о фонде оплаты труда.

Штатное расписание у вас потребуют контролирующие органы при проведении проверок. Налоговики попросят захватить с собой штатное расписание, вызывая вас на комиссию по уровню заработной платы на предприятии. Федеральная инспекция труда обращает внимание на наличие полного пакета кадровых документов, упомянутых в Трудовом кодексе РФ. А штатное расписание там упомянуто и не один раз.

Согласно статье 57 ТК РФ, раскрывающей содержание трудового договора, в трудовом договоре указываются: наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации. Статья 15 ТК РФ описывает трудовые отношения как отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы). Т.е. штатное расписание является обязательным кадровым документом на любом предприятии.

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ – это организационно-распорядительный документ, в котором оформляется структура, штатный состав и численность организации, перечень наименований должностей, профессий с указанием квалификаций и окладов, а также возможных надбавок для каждой из должностей.

Кто составляет штатное расписание?

Если вы читали предыдущую статью, и, воспользовавшись данными там советами, возложили обязанности по ведению кадрового делопроизводства на кого либо из сотрудников, то вам точно известен тот человек, который этим займется.

Составляем штатное расписание

Мы составляем штатное расписание по унифицированной форме № Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты». Поверьте личному опыту общения с инспекцией по труду – это самый безопасный вариант.

Форма № Т-3 выглядит вот так:

Пример штатного расписания предприятия

Начинаем заполнять:

В строке «Наименование организации» пишем полное или сокращенное наименование организации в соответствии с учредительными документами – Общество с ограниченной ответственностью «ПРЕДПРИЯТИЕ» или ООО «ПРЕДПРИЯТИЕ».

В графе «Код по ОКПО» указываем код организации по ОКПО. Его можно уточнить у главного бухгалтера или из информационного письма органа государственной статистики.

В графе «Номер документа» указываем порядковый номер данного штатного расписания. При первичном составлении штатному расписанию присваивается №1, а в последующем применяется сквозная нумерация.

В строке «Дата составления» указываем дату создания документа. Обратите внимание, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие могут различаться.

В графе «на период __________ с «___»_________20___г.» указываем время действия штатного расписания и дату, с которой штатное расписание вступает в силу. Например, «на период 2013г. с 01 июля 2013г.»

В гриф утверждения документа вносим реквизиты приказа руководителя, которым был утвержден данный документ, а ниже указываем общее количество штатных единиц предприятия (итог графы 4 табличной части).

Заполняем табличную часть:

Графа 1 «Структурное подразделение» отражает организационную структуру предприятия. Структурные подразделения можете указывать в любом порядке, например, по алфавиту, но удобней расставлять их в зависимости от функциональной значимости: сначала административно-управленческое подразделение, затем бухгалтерию и т.д. Внутри подразделений можете выделить службы, цеха, отделы, группы и т.п.

Графа 2 «Код» содержит код структурного подразделения, который вы ему присвоили в своей организации. Если системы кодирования у вас нет, можете заняться ее разработкой прямо сейчас (очень удобный повод) или просто проставлять номера по порядку расположения в штатном расписании. Если же у вас государственная организация, то кодирование подразделений обязательно.

В графе 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации» указывается вид трудовой деятельности работника. Если работа в организации не связана с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот (например, дополнительного отпуска), то наименование должности присваивайте самостоятельно.

Если же при выполнении работы определенным сотрудником нормы законодательства предусматривают дополнительные льготы, то целесообразно использовать наименования должностей и профессий указанных в следующих документах:

  • Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
  • Общероссийский классификатор занятий (ОК 010-93) (принят Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 298);
  • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37);
  • Единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям.

Обратите внимание, что неправильное наименование должности или профессии в штатном расписание и как следствие в трудовой книжке, может лишить работника льгот, в том числе и пенсионных.

В графе 4 «Количество штатных единиц» указываем то количество сотрудников, которое необходимо на предприятии для выполнения работы в данной должности. Например, генерального директора нам хватит одного, мастеров надо два человека, а главного бухгалтера хватит и половины. Это не значит, что мы будем делить человека пополам, просто мы наймем совместителя на половину рабочего дня и будем платить ему половину оклада.

Графа 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». Здесь указываем фиксированный размер оплаты труда по каждой должности. Указывать можно как в рублевом исчислении, так и проценты или коэффициенты. Если ваш сотрудник работает по сдельной системе оплате труда, то вы не можете определить точный оклад. В этом случае в графе 10 «Примечание» укажите следующее: «Сдельная оплата труда/Сдельно-премиальная оплата труда». Обязательно укажите ссылку на локальный нормативный акт в котором определен принцип оплаты работы в данной должности.

Внимание! При заполнении данной графы часто допускается ошибка – ставится «Вилка» окладов. (Это ошибку допускает даже 1С). Устанавливая «Вилку», вы нарушаете основной принцип оплаты труда – оплата должна быть равной за равный труд (ст. 22 ТК РФ). Если вы хотите отметить работу одного сотрудника перед другим (например, за более длительную работу на вашем предприятии) установите надбавку и закрепите условия ее выплаты в локальных нормативных актах. Данная ошибка в штатном расписании не столь безобидна, как может показаться на первый взгляд. За нарушение равенства оплаты за равный труд предусмотрено наказание в виде штрафов, приостановления деятельности предприятия до 90 дней и дисквалификация должностных лиц на срок до 3-х лет.

Графы 6,7 и 8 «Надбавки, руб.» заполняем, если надбавки предусмотрены принятой на предприятии системой оплаты труда (например, за стаж работы на предприятии более 3-х лет) или надбавки установлены на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера). Если надбавки установлены не в фиксированной сумме, а в процентах или с использованием коэффициентов, то в данных графах указываем ссылку на нормативный акт, которым предусмотрена данная выплата.

У вас много надбавок? Не стесняйтесь добавлять графы в штатном расписании. Указывайте все надбавки.

Графа 9 «Всего в месяц». Если все штатное расписание заполнено в рублях, то и с заполнением данной графы трудностей не возникнет. Если же вы указали какие-то выплаты не в рублях, а в процентах, или проставили ссылки на нормативные акты, то арифметика не поможет – ставим в графе 9 прочерк.

В графе 10 «Примечание» указываем любую информацию, относящуюся к штатному расписанию, например, ссылки на нормативные акты и локальные и законодательные.

А что делать с филиалами и обособленными подразделениями?

Немного усложним задачу. Допустим, на предприятии есть обособленное подразделение или филиал. Как составляется штатное расписание и кем утверждается?

При наличии обособленного подразделения ответ однозначный – штатное расписание составляется в головной организации и утверждается ее руководителем. Наименование обособленного подразделения отражается в графе 1 «Структурное подразделение».

При наличии филиала возможно два варианта.

Для начала вспомним, что филиал не является самостоятельным юридическим лицом и не является работодателем для сотрудников. Поэтому первый вариант – штатное расписание филиала включается в состав общего штатного расписания предприятия и утверждается руководителем предприятия.

Однако, филиалы могут осуществлять все функции юридического лица. Поэтому возможно составление штатного расписания в филиале и утверждение его руководителем филиала, но только в том случае, если такое право им прямо предоставлено. В этом случае в графе «Наименование организации» вносим название головной организации (например, ООО «ПРЕДПРИЯТИЕ»), а в графе 1 «Структурное подразделение» указываем наименование филиала (например, Филиал Северо-Западный ООО «ПРЕДПРИЯТИЕ»). В локальных нормативных актах прописываем процедуру передачи информации, например, путем предоставления в головную организацию заверенной копии штатного расписания филиала.

Утверждение штатного расписания.

Прежде всего, штатное расписание должны подписать должностные лица, ответственные за его составление и использующие его в своей работе. В унифицированной форме № Т-3 предусмотрены следующие подписи:

  • руководитель кадровой службы;
  • главный бухгалтер.

Если на предприятии отсутствует кадровая служба и как следствие ее руководитель, то подписывает штатное расписание работник, на которого возложены обязанности по ведению кадрового делопроизводства (см. предыдущую статью «А кто же кадровик»).

Штатное расписание может состоять из нескольких листов. В этом случае лица, подписывающие его, ставят подпись на последнем листе. НО!.. На моем штатном расписании подписи должностных лиц с расшифровками и датами подписи стоят на каждом листе. Вам советую делать так же. Это поможет избежать подделок, подлогов, фальсификаций.

Теперь составляем приказ об утверждении штатного расписания.

Пример приказа об утверждении штатного расписания

Обратите внимание, что в приказе указывается информация из штатного расписания. Количество штатных единиц указываем обязательно, а вот фонд заработной платы только в том случае, если его возможно было посчитать. В случае если это первое штатное расписание на предприятии, то и текст о прекращении действия старого писать не надо. Ознакомительные подписи ставят лица, подготовившие и подписавшие штатное расписание (кадровик и главный бухгалтер). В нашем примере это одно и то же лицо, поэтому и подпись одна.

Ознакамливать всех сотрудников со штатным расписанием необходимости нет. И на это две причины:

  • Условия оплаты каждого работника оговорены в трудовом договоре и локальных нормативных актах с которыми вы знакомите сотрудника под роспись.
  • Доход сотрудника является личным делом физического лица, а ознакомление со штатным расписанием делает эту информацию общедоступной.

Штатная расстановка.

Штатное расписание составили, утвердили и ввели в действие. Теперь расставляем людей. Документ «Штатная расстановка» не является обязательным и никаких рекомендаций по его ведению и заполнению законодатель не дал. Есть только одно маленькое НО. Для этого документа установлен срок хранения 75 лет (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000). Данный документ можно не вести, но я советую потратить время и сделать штатную расстановку. Так вы всегда будете знать, кто и на какой должности работает, есть ли на предприятии вакантные места. Увидите в одном документе кто совмещает должности, и сможете оценить реальность данного совмещения. (Например, при заполнении таблицы со штатной расстановкой выясняется, что Василий Васильев работал в должности грузчика и на полставки уборщиком помещения склада. А месяц назад вы приняли в штат уборщицу, и Василий больше не отвлекается на уборку помещения…)

Чаще всего штатную расстановку заполняют в такой же таблице как и штатное расписание, добавив колонку с именами сотрудников. Но многие кадровики составляют собственный документ, в котором отражают не только соответствие должности определенному работнику, но и нахождение сотрудников в отпуске (особенно, если этот отпуск длинный) и замещение сотрудниками отсутствующих работников.

А если штатное расписание надо изменить?

Предполагается, что штатное расписание составляется на долгий период времени. Однако при необходимости в него можно вносить изменения. Количество изменений законодательно не регламентировано. Поэтому меняйте сколько хотите, но не забывайте утверждать изменения приказом. И если в текущем году у вас были изменения, да еще не одно, то советую на следующий год утвердить новое штатное расписание, что бы не путаться в ворохе бумаг.

Итак, вносим изменения. Они могут быть следующего характера:

  • исключение вакантных должностей или целых подразделений в связи с организационными изменениями в работе предприятия;
  • ввод новых штатных единиц при необходимости расширения производства или увеличения оказываемых услуг;
  • сокращение штатных единиц, связанных с сокращением численности или штата предприятия;
  • изменение окладов;
  • переименование подразделений и должностей;
  • прочие изменения, вносимые в штатное расписание в связи с изменением условий деятельности предприятия.

Рассматривать подробно все возможные изменения штатного расписания мы сейчас не будем. Большинство изменений затрагивает существенную информацию, содержащуюся в трудовых договорах с сотрудниками, и этим темам мы посвятим отдельные статьи. Затронем только два изменения, с которыми не требуется ознакомление сотрудников.

I. Дополнение штатного расписания новыми должностями.

Вам нужен новый сотрудник? Или вы решили организовать целое подразделение? Я сейчас обращаюсь к руководителю предприятия. Вызываем главного бухгалтера и кадрового работника и сообщаем им о своем желании. Данные сотрудники готовят проект приказа и передают его на согласование и подпись руководителю. Если же вы в одном лице и генеральный директор, и главный бухгалтер, да еще и возложили на себя обязанности по ведению кадрового делопроизводства – все гораздо проще. Сам придумал, сам написал, сам подписал.

Текст, примерно, такой:

Пример приказа об изменении штатного расписания, дополнение новыми должностями

II. Исключение из штатного расписания вакантных должностей.

Если вы прислушались к нашему совету, и ведете документ «Штатная расстановка», то для вас не составит труда увидеть, что у вас освободилась должность, в течение длительного времени ее никто не занимает и предприятие от этого не страдает.

Рассмотрим такую ситуацию – у вас уволилась уборщица, а ваш арендодатель предложил вам заключить дополнительное соглашение об уборке занимаемого вами помещения силами арендодателя. Думаю, что вы долго думать не будете, т.к. такой вариант значительно дешевле, а подпишите допсоглашение, а новую уборщицу искать не станете. В вашем штатом расписании появилась вакантная должность, которая возможно никогда не будет занята.

Готовим приказ с таким текстом:

Пример приказа об изменении штатного расписания, дополнение новыми должностями

Кому покажем штатное расписание?

Штатное расписание придется показать контролирующим органам при проведении проверки, а вот передать для проверки необходимо только заверенную копию штатного расписания. Также возможен вариант, когда проверяющий орган затребует только выписку из штатного расписания, содержащую сведения о штатных единицах, занимаемых конкретными работниками.

В случае обращения работника за информацией из штатного расписания, предоставляем только выписку, касающеюся должности, занимаемой этим работником. Указывать размеры окладов иных работников в выписке не допускается согласно норме ст. 88 ТК РФ о защите персональных данных в части их передачи.

На этом разговор о штатном расписании заканчиваем и переходим к иным локальным нормативным актам.

6 000 руб
Бухгалтерское обслуживание для Вашего бизнеса! Более 10 лет на рынке!
Бухгалтерское обслуживание для малого бизнеса

Материалы из статьи

Рекомендуем почитать

Обложка статьи Центра Содействия Бизнесу СоветникЪ «Спросить нельзя принять без спроса!»

КАДРЫ

15 июля 2013

6602

Спросить нельзя принять без спроса!

Обложка статьи Центра Содействия Бизнесу СоветникЪ «А кто же кадровик?!»

КАДРЫ

21 июня 2013

4415

А кто же кадровик?!

Обложка статьи Центра Содействия Бизнесу СоветникЪ «Играем по правилам!»

КАДРЫ

5 августа 2013

850

Играем по правилам!

Рекомендуем посмотреть

Обсудить

Комментариев нет

Отправить

Задать вопрос автору